Incluye un completo conjunto de funciones que permiten la asignación, supervisión, costeo y determinación de los resultados operativos. Se integra totalmente con los subsistemas de elaboración de los Presupuestos, programación de la obra y el Resultado operativo – RO y Valor Ganado (EVM). Parte importante de este módulo es el Tablero de Control de Producción.
TABLERO DE CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
El el seguimiento y control de los entregables programados se realizan desde un sólo lugar.
ADMINISTRADOR DE ENTREGABLES
El control diario de cada Trabajo se realiza con el Administrador de Trabajos desde el Requerimiento de los recursos para poder comenzar su ejecución, la generación de los Partes diarios de producción (Órdenes de Trabajo) y el seguimiento de la ejecución de cada una de las partidas que componen el Trabajo. Las principales funciones que se realizan desde esta ventana son las siguientes:
- Gestionar los Estados de un Trabajo: Programado, Reprogramado, Ejecutándose y Terminado.
- Generar el Requerimiento de recursos del Trabajo: Mano de obra, Materiales, Equipos, Subcontratos y otros (Restricciones).
- Gestionar los Partes diarios de Producción.
- Visualizar el avance acumulado (metrados ejecutados) de las partidas del Trabajo.
- Calcular y mostrar el avance del Trabajo (en función del avance de cada una de sus partidas)
IMPORTANTE: Accedemos a esta herramienta desde el Tablero de Control de la producción y desde la Matriz de programación.
EL REQUERIMIENTO DE RECURSOS DEL TRABAJO
Documento que se genera previamente a la ejecución del Trabajo. Se elabora al momento de cambiar de estado al Trabajo, del estado programado a reprogramado. Este documento contiene la cantidad de recursos, restricciones a levantar y los compromisos que se deben asumir para ejecutar el Trabajo. Además, la fecha máxima en la que los recursos deben estar disponibles y las restricciones levantadas.
El Requerimiento está integrado con el Programa de producción, el Presupuesto de obra y con el BinCard del almacén lo que facilita su elaboración y seguimiento.
SUPERVISIÓN DIARIA DE LOS REQUERIMIENTOS (LOOKAHEAD)
El flujo de los recursos a la obra es supervisada diariamente utilizando la función de Supervisión de los Requerimientos. Esta función apoya al usuario en el seguimiento y actualización de los Requerimientos. A continuación observamos un reporte con la relación de Requerimientos pendientes de atender a una fecha determinada.
IMPORTANTE: Los Requerimientos son documentos que son supervisados automáticamente por el sistema durante la reunión de producción diaria. También está disponible desde la Matriz de Programación.
EL PARTE DIARIO DE PRODUCCIÓN
Herramienta que se utiliza para generar la el Parte diario de producción o la Órden de Trabajo del día para un Trabajo determinado. Las funciones principales:
- Proporcionar automáticamente los metrados de cada una de la partidas del Entregable (producción) a ejecutar en el día según el programa de producción.
- Determinar automáticamente los recursos necesarios, de acuerdo a los análisis unitarios de los precios de las partidas del presupuesto, para cumplir con la producción que se ha ordenado.
- Registrar el avance real (metrado) de cada una de las partidas.
- Calcular y registrar el porcentaje de cumplimiento de la orden.
- Asignar los costos: mano de obra, materiales y equipos. También se registra el avance de los Trabajos subcontratados contribuyendo con la valorización de los mismos.
El Parte diario está integrado con el Presupuesto de obra y el Programa de Producción. Desde este formulario se accede a todas las funciones utilizadas en la asignación de los costos: Generación de las Reservas de materiales, Asignación de las cuadrillas «Tareo» de la Mano de obra, Asignación de los equipos y el registro de sus horas de uso. Además, el Parte diario es utilizado para determinar automáticamente los avances de los Trabajos y por ende, también, del proyecto.
El horario y la duración, programada y real, de la actividad a realizar, es un elemento importante en el proceso de la mejora continua, día a día, de cada uno de los Trabajos
La posibilidad de integrar al Parte diario imagenes sobre la actividad a realizar y realizada, contribuye con una mejor documentación de lo que se esta haciéndo en obra.
SUPERVISIÓN DIARIA DEL PARTE DIARIO DE PRODUCCIÓN
El cumplimiento de la producción programada en el Parte diario de producción se realiza diariamente al final de la jornada utilizando la función de Supervisión de los Partes diarios. En la Reunión de producción el sistema nos muestra todos los Partes diarios que se emitieron en el día, con la finalidad de poder registrar los valores reales de la producción realizada (metrados de la partidas), las horas hombre utilizadas, las horas máquinas utilizadas o las mínimas, revisión y ajuste de de las entregas de los materiales.
IMPORTANTE: La utilización del Parte diario de producción permite la programación y el control diario de la obra. Facilita la implementación de la mejora continua en el trabajo.
ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS AL TRABAJO
Los Trabajos programados son considerados como centros de costos durante el control de la producción. Esto es posible debido a que la descomposición de la obra (WBS) se alinea con la descomposición de los costos (CBS). Esta descomposición se realiza en la Programación de la obra utilizando el Editor de Trabajos.
El cálculo de los costos directos de cada Trabajo se realiza asignando la cantidad real de los recursos que se utilizan en su ejecución. Los precios de los recursos asignados lo determina los procesos de gestión de los materiales, mano de obra y equipos. El subcontrato, que no es precisamente un costo, sino, una modalidad de hacer las cosas; es decir, otros hacen lo que nosostros no podemos o no deseamos hacer. Los recursos (costos) que se asignan son:
- Los Materiales
- La Mano de obra
- Las Máquinas y Equipos
- Los Subcontratos
ASIGNACIÓN DE LOS MATERIALES AL TRABAJO
La asignación de los materiales se realiza con la Guía de salida (G/S) del material del almácen hacía el respectivo Trabajo (centro de costo). Previamente a la Generación de la G/S se ordena la salida de los materiales del almácen con la Reserva de materiales, que reemplaza a la Orden de salida del material del almacén.
La cantidad de materiales que se ordenan entregar a los Trabajos está en función de de la producción programada a ejecutar en el día. La producción del día se programa registrando los metrados de las partidas que se van a ejecutar.
La Reserva de materiales y la Guía de salida del material están vinculados de tal manera que la G/S copia de manera automática los materiales y las cantidades de la Reserva, evitando que se realice una doble digitación. También está permitido controlar la salida del material del almacén únicamente utilizando la G/S, pero, este modo no es recomendable.
ASIGNACIÓN DE LAS HORAS HOMBRE AL TRABAJO
La asignación de las horas hombre a cada Trabajo se realiza, también, desde el Parte diario de producción. Se asigna la cuadrilla de obreros que van a a trabajar en el Trabajo y se registran las horas trabajadas cada día.
Es importante señalar que la programación diaria de la producción permite que se asigne la cuadrilla y se determine las horas a trabajar de cada uno de los obreros.
IMPORTANTE: Si se programa, en el Parte diario de producción, la producción del día de cada partida y, si cada partida presupuestada tiene como sustento un Análisis de su precio unitario -el APU-, es decir, deberíamos conocer la cantidad de horas hombre presupuestadas que se necesitan para ejecutar el trabajo del día. Entonces, ¿cuál sería la dificultad para que se registren («tareen») antes de comenzar el trabajo, las horas a utilizar de cada obrero en el día? ¡NINGUNO!
CONTROL DIARIO DE LAS HORAS HOMBRE
La cantidad presupuestada y la cantidad real de horas hombre es controlada diariamente. Las horas hombre presupuestadas para la ejecución total de un Trabajo se comparan con las horas hombre que se están utilizando se determina el saldo disponible a la fecha del informe. Es evidente el beneficio de este indicador en la toma de decisiones del reponsable de la obra y en la mejora continua del trabajo que se está realizando. A continuación una imagen del reporte en que se muestran los valores indicados.
INTRODUCCIÓN DEL INCENTIVO EN EL TRABAJO
La introducción del incentivo en la remuneración del trabajo es gestionada de manera natural. Los obreros pueden recibir diariamente o semanalmente una cantidad de horas «bonificación» que refleje su esfuerzo adicional en la realización de la tarea encomendada. Este incentivo mejora las capacidades de negociación con los obreros.
ASIGNACIÓN DE LOS EQUIPOS AL TRABAJO
Las unidades de medición para el pago de las máquina y los equipos utilizados son diversos; por ejemplo, horas máquina, día, semana, viaje, etc. La asignación de los equipos y el registro de su utilización es similar al de la manos de obra. Utiliza herramientas similares.
En la determinación del los costos directos del Trabajos también se considera al Subcontrato. El subcontrato no es un tipo de costo, sino, una forma de hacer algo que lo «deberíamos hacer nosostros», pero que por diferentes motivos se decide que lo haga un tercero.
EL SUBCONTRATO, DEFINICIÓN Y VALORIZACIÓN
Lo que se subcontrata son los Trabajos, es decir, un Subcontrato está constituído (definido) por Trabajos. El alcance de un subcontratos puede ser a «todo costo», únicamente la mano de obra y/o equipos. Cualquiera que fuera el alcance se debe procurar que el costo sea a «suma alzada» (fijo) y no a precios unitarios.
El contratante puede aportar mano de obra y equipos al subcontratista durante la ejecución del Trabajo. Este aporte se imputa al costo del Trabajo, pero no forma parte del costo del Subcontrato, permitiendo que se puedan identificar estos costo adicionales del Trabajo, y así, poder realizar una correcta valorización y liquidación.
El seguimiento y control de los avances de los trabajos que ejecuta el subcontratista se realiza utilizando el Parte diario de producción. Al utilizar un único documento para la programación y el control se contribuye con la estándarización de los procesos de gestión de la obra. En la siguiente imagen se muestra la Relación de subcontratos y el formulario en el cual se define un Subcontrato.
La valorización del Subcontrato se produce en el momento que se supervisa el avance de los Trabajos. El registro de los avances se realiza con la función de Supervisión de los Trabajos utilizando el Parte diario de producción como elemento de validación (automática) del avance. En la siguiente imagen se muestra un reporte con la definición de un subcontrato.
PROCESOS DE CONTROL DE LOS COSTOS
Waris2000 se ha diseñado para que funcione como un Sistema de información de los costos directos de la obra. Los procesos que se describen a continuación tienen como objetivo determinar el costo de real de cada Trabajo y compararlo con el costo presupuestado.
La determinación de los costos de los recursos utilizados en la obra: materiales, mano de obra, equipos y subcontratos se realizan en los siguientes procesos a los que llamaremos:
- GESTIÓN DE LOS MATERIALES
- GESTIÓN DE LA MANO DE OBRA
- GESTIÓN DE LOS EQUIPOS
- GESTIÓN DE LOS SUBCONTRATOS
- GESTIÓN DE LA SUPERVISIONES
Es importante resaltar que estos procesos son apoyados con un «inventario de información» que aportan los módulos de Presupuestos y Programación de obra.
GESTIÓN DE LOS MATERIALES
Proceso que permite una adecuada gestión del abastecimiento y la utilización de los materiales requeridos para la ejecución de la obra.
- Inventario de información: materiales presupuestados, flujo del consumo y los costos mensuales.
- Catálogo de los materiales. Ficha de información.
- Requerimientos de recursos del entregable («look ahead»)
- Órdenes de compra o Requerimientos de materiales de la obra
- Guías de ingreso al almacén
- Órdenes (vales) de de salida o Reservas de materiales
- Guías de salida del almacén
- Kardex valorizado
- Análisis diario de la demanda y el consumo de los materiales
GESTIÓN DE LA MANO DE OBRA
Proceso orientado a incrementar la productividad de la mano de obra. Incluye:
- Inventario de información: cantidades y costos presupuestados. Flujos mensuales de la demanda y los costos de las horas hombre programadas.
- Relación de los obreros. Ficha de información. Categorías, especialidad, otros.
- Tabla del costo de los jornales. Hora bono (premio)
- Requerimiento de personal para la obra
- Asignación de las cuadrillas y el control de la horas trabajadas (tareo)
- Liquidación semanal de las horas hombre (pre planilla)
- Análisis de la productividad diaria de la mano de obra: por entregable y total en el día.
GESTIÓN DE LOS EQUIPOS
Procesos que permiten asignar los equipos de manera eficiente a los diferentes entregables o las unidades de producción definidas, controlar y costear su utilización. Incluye los siguientes elementos:
- Relación de equipos. Ficha de información de los equipos. Tarifas. Otros.
- Requerimientos de equipos
- Asignación y control de las horas trabajadas en los entregables. Registro de horas.
- Liquidación de la horas utilizadas por cada equipo
GESTIÓN DE LOS SUBCONTRATOS – DEFINICIÓN – VALORIZACIÓN
Procedimientos mediante los cuales se definen, monitorea, supervisa y valorizan las actividades que se subcontratan. incluye:
- Relación de subcontratistas. Ficha de información.
- Definición de lo subcontratos. Modelamiento.
- Supervisión del avance de los Trabajos que conforman el Subcontrato
- Valorización del subcontrato.
GESTIÓN DE LAS SUPERVISIONES – AVANCES
Se incluyen procedimientos para verificar no sólo los avances, sino también, el cumplimiento de los compromisos existentes antes y durante la ejecución de los Entregables. Se supervisa lo siguiente:
- Los cumplimientos de los Requerimientos -recursos, compromisos- de los entregables («Look ahead»).
- El cumplimiento de los de las órdenes de trabajo o Partes diarios de producción («Last Planner»)
- El avance de los Entregables.
DOBLE MONEDA SOLES Y US DOLARÉS
Los precios de los materiales y las las tarifas de los alquileres de equipos se pueden registrar en soles y en US dólares. Al calcularse los costos reales de la producción los precios registrados en US dólares se convierten a soles utilizando la tabla de tipo de cambios.